TanteSun simply blog

Memanfaatkan Fasilitas Task pada Gmail

Para pengguna Gmail yang aktif (contohnya untuk kegiatan freelancing) tentunya pernah mengalami 'kelupaan' atau kehilangan jejak atas e-mail yang berisikan tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan. Biasanya, kalau malas untuk mencari dengan fasilitas search pada gmail kita atau sama sekali kehilangan jejak (sampai lupa kata kunci apa yang harus dipergunakan) akhirnya dengan terpaksa - atau kadang-kadang mungkin sudah biasa, kita memaksa client atau pemberi tugas tersebut untuk mengirim ulang. Selain tidak efisien, hal ini bisa merugikan kita sendiri karena akan memberikan kesan 'tidak profesional' pada diri kita.

OK, sebagian orang akan berpikir untuk menggunakan software organizer seperti MS Outlook yang merupakan bagian dari MS Office suite, atau software organizer lainnya. Tapi software tersebut bekerja pada local storage, artinya kalau kita sering menggunakan komputer mana saja yang ada (seperti saya) atau perlu mengantisipasi kemungkinan tersebut - maka semua task dan schedule yang telah dengan susah payah tertata dengan rapi akan tidak bisa diakses. Memang bisa sih di replikasi ke storage luar seperti pada MS Exchange server dsb. Tapi kayaknya sih terlalu merepotkan dan (tentunya) berbiaya tinggi.

Sebetulnya Google si raksaksasa internet multi manfaat telah menyediakan fitur Calendar dan Task sebagai salah satu layanannya. Fitur Task ini sendiri ternyata telah terintegrasi pada web interface gmail.

Untuk memanfaatkan fitur task ini, kita harus mengakses gmail melalui standard view (yang skinable), jadi bagi yang mengakses dengan basic html dan older version view tidak akan bisa.

Contohnya seperti gambar di bawah - maaf banyak sensor nya seperti JAV ... maklum rahasia dapur

Kalau kurang jelas di klik saja ya, nanti gambar yang lebih besar akan muncul. Pada kolom di sebelah kiri ada link Task yang fungsinya adalah membuka Task Pane pada pojok sebelah kanan seperti pada gambar di atas.

Task entry nya sendiri bisa dibuat secara manual melalui tombol "+" atau dengan menggunakan e-mail yang ada.

Untuk membuat task dari email yang ada, cukup buka e-mail yang bersangkutan dan klik tombol "Add to Task" dari drop down menu "More Actions" seperti gambar di bawah.

Setelah di klik, maka email tersebut akan muncul pada task list kita dengan link "Related Email" di bawahnya.

Task entry juga bisa diberi tenggat sehingga kita bisa mengatur tugas mana saja yang harus didahulukan. Caranya klik tanda ">" yang akan muncul di sebelah kanan Task entry yang kita hover untuk memunculkan detail dari Task entry.

Setelah itu, task entry bisa kita tambahkan informasi lebih lanjut seperti tenggat, catatan tambahan, dsb

Setelah selesai, cukup klik "Back to list" maka perubahan yang kita buat akan tersimpan.

Masih banyak sebetulnya fitur dari layanan (gratisan) google, tapi mungkin untuk sementara segini dulu aja yah.

Mudah-mudahan tips ini bisa membantu meningkatkan efesiensi dan kesenangan kita dalam bekerja...